客戶(hù)檔案管理方案范例
文案
名稱(chēng)客戶(hù)檔案管理方案受控狀態(tài)
編號(hào)
執(zhí)行部門(mén)監(jiān)督部門(mén)考證部門(mén)
一、目的
1．建立完善的公司客戶(hù)檔案管理體系，以提高營(yíng)銷(xiāo)效率，擴(kuò)大產(chǎn)品市場(chǎng)份額，與本公司交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。
2．指導(dǎo)公司客戶(hù)檔案管理工作的開(kāi)展。
二、適用范圍
本方案適用于公司現(xiàn)有客戶(hù)的檔案信息收集、整理、建檔、保管、使用和更新工作。
三、客戶(hù)檔案信息收集
1．收集渠道
（1）網(wǎng)上信息收集。
（2）客戶(hù)相關(guān)宣傳廣告和產(chǎn)品廣告。
（3）同客戶(hù)的交易記錄。
（4）向客戶(hù)所在的行業(yè)協(xié)會(huì)或國(guó)家相關(guān)行政管理部門(mén)查詢(xún)。
（5）由銷(xiāo)售代表在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)進(jìn)行整理匯總。
（6）向客戶(hù)郵寄客戶(hù)資料表，請(qǐng)客戶(hù)填寫(xiě)。
（7）委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查。
（8）其他渠道。
2．收集內(nèi)容
包括重要領(lǐng)導(dǎo)的姓名、移動(dòng)電話(huà)、直撥電話(huà)號(hào)碼，公司地址、傳真、E－MAIL、網(wǎng)站、業(yè)務(wù)范圍、主導(dǎo)產(chǎn)品、行業(yè)地位、發(fā)展動(dòng)態(tài)、公司文化和發(fā)展方針政策等。
四、客戶(hù)檔案的立檔和歸檔
1．立檔和歸檔要求
（1）確保歸檔資料的種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)齊全、完整。
（2）在歸檔的資料中，應(yīng)將每份文件的正本與附件、印件與定稿、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、請(qǐng)示與批復(fù)以及多種文字形成的同一文件，進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
（3）做到客戶(hù)檔案資料排列的3個(gè)“前后”
①批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。
②正件在前、附件在后。
③印件在前、定稿在后。
（4）客戶(hù)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
2．客戶(hù)檔案的內(nèi)容
客戶(hù)檔案的內(nèi)容如下表所示。
客戶(hù)檔案表
檔案編號(hào)：建檔日期：年月日
客戶(hù)基本資料客戶(hù)名稱(chēng)
客戶(hù)地址郵編
客戶(hù)電話(huà)傳真E－mail
成立日期注冊(cè)資金主要股東
開(kāi)戶(hù)行賬號(hào)
客戶(hù)負(fù)責(zé)人及聯(lián)系人資料公司法人姓名職位教育經(jīng)歷
出生日期興趣愛(ài)好家庭情況
公司主要負(fù)責(zé)人姓名職位教育經(jīng)歷
出生日期興趣愛(ài)好家庭情況
主要
聯(lián)系人姓名職位教育經(jīng)歷
出生日期興趣愛(ài)好家庭情況
客戶(hù)經(jīng)營(yíng)資料公司規(guī)模職工人數(shù)中方人數(shù)外方人數(shù)
公司性質(zhì)□上市公司；□私人有限公司；□中外合資；□外商獨(dú)資；□國(guó)營(yíng)
公司同業(yè)地位□領(lǐng)導(dǎo)者；□具影響力；□中等；□小型廠商；□其他
公司業(yè)務(wù)主營(yíng)業(yè)務(wù)附加業(yè)務(wù)
銷(xiāo)售業(yè)績(jī)公司近3年銷(xiāo)售業(yè)績(jī)
同本公司的交易情況
編號(hào)交易時(shí)間交易地點(diǎn)交易金額交易負(fù)責(zé)人是否有違約情況備注
該客戶(hù)當(dāng)前信用等級(jí)
本公司在交易中的優(yōu)勢(shì)
本公司在交易中的劣勢(shì)和對(duì)策
備注
五、客戶(hù)檔案的管理
本公司對(duì)客戶(hù)檔案實(shí)行分類(lèi)管理的措施。
1．原則
（1）確保客戶(hù)部有限資源利用的最大化。
（2）實(shí)行客戶(hù)檔案的分類(lèi)管理、區(qū)別對(duì)待。
2．標(biāo)準(zhǔn)
按不同的區(qū)域、客戶(hù)實(shí)力、成交的可能性對(duì)客戶(hù)實(shí)施ABC分類(lèi)管理。
3．具體管理措施
具體的管理措施如下表所示。
客戶(hù)檔案分類(lèi)管理表
類(lèi)別占客戶(hù)總數(shù)的'比例管理措施
A20%1．每周保證電話(huà)溝通1次以上，每2個(gè)月拜訪(fǎng)其高層領(lǐng)導(dǎo)1次，2．專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行資訊收集，如通過(guò)專(zhuān)業(yè)報(bào)刊、公司網(wǎng)站等途徑分析客戶(hù)動(dòng)態(tài)
3．隨時(shí)提供給客戶(hù)良好的建議和合作切入點(diǎn)
B40%至少每周保證電話(huà)聯(lián)絡(luò)1次，每3個(gè)月拜訪(fǎng)一次其營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)及以上管理人員1次
C40%每2周保證電話(huà)聯(lián)絡(luò)1次以上，每4個(gè)月進(jìn)行1次拜訪(fǎng)，拜訪(fǎng)對(duì)象包括營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)等中高層管理人員
六、客戶(hù)檔案信息的使用
1．公司實(shí)行客戶(hù)檔案信息的電子化管理，將所有收集到的客戶(hù)信息、資訊和表單記錄全部輸入電腦之中，實(shí)現(xiàn)電腦化的檔案管理模式，便于調(diào)用和查找。
2．根據(jù)客戶(hù)檔案信息編寫(xiě)《客戶(hù)聯(lián)絡(luò)一覽表》和制定客戶(hù)關(guān)系維護(hù)方案。
3．公司對(duì)檔案查詢(xún)和使用實(shí)行權(quán)限設(shè)置，A級(jí)客戶(hù)資料的查詢(xún)和使用需為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理級(jí)以上人員。
4．其他部門(mén)人員出于工作要求需要查詢(xún)客戶(hù)檔案信息的，需經(jīng)客戶(hù)服務(wù)部予以批準(zhǔn)。
七、客戶(hù)檔案的完善和更新
1．客戶(hù)檔案的完善和更新是一個(gè)連續(xù)性的工作，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部由專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案的完善和更新工作。
2．客戶(hù)檔案在獲取新的客戶(hù)信息后1天內(nèi)完成信息的更新，最多不超過(guò)2天。
3．根據(jù)公司對(duì)客戶(hù)實(shí)行分類(lèi)管理的原則，對(duì)于客戶(hù)類(lèi)別的變化要及時(shí)根據(jù)所掌握的信息進(jìn)行變更。
編制日期審核日期批準(zhǔn)日期
修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期
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