關(guān)于商務(wù)函件的格式范文

　　函是指不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。函是一種平行文。今天，小編給大家介紹的是關(guān)于商務(wù)函件的格式范文，希望對(duì)大家有幫助。

　　商務(wù)函件的格式

　　一、商務(wù)函件的概念

　　（1）商務(wù)函件的概念

　　商務(wù)函件是用來(lái)商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)具體實(shí)際問(wèn)題的一種公文。

　　（2）商務(wù)函件的結(jié)構(gòu)及寫作方法

　　函件是平行文。在寫作時(shí)，一般包括四大部分：標(biāo)題、行文對(duì)象、正文、落款。

　　①標(biāo)題一般采用公文規(guī)范標(biāo)題法，即標(biāo)題由發(fā)函機(jī)關(guān)、事由、受函機(jī)關(guān)和文種組成。也有的只有事由和文種。

　　②行文對(duì)象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂格，后面加冒號(hào)。

　　③正文是公函的內(nèi)容即事項(xiàng)，是發(fā)函者要告訴對(duì)方的具體事情，由三部分組成，即發(fā)函因由，發(fā)函事項(xiàng)以及結(jié)語(yǔ)等，事項(xiàng)部分基本上是敘述和說(shuō)明的方法，如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來(lái)安排，不可過(guò)多。結(jié)語(yǔ)多使用“特此復(fù)函”。

　　④落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負(fù)責(zé)人的簽名以及日期。

　　二、函件的寫作格式

　　1、函的標(biāo)題、字號(hào)和主送機(jī)關(guān)

　　（1）函的標(biāo)題

　　作為正式公文的函，其標(biāo)題和一般公文的寫法一樣，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容（事由）、文種組成。較完全的寫法如《國(guó)務(wù)院辦公廳對(duì)國(guó)家工商行政管理局關(guān)于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理?xiàng)l例〉有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)示的復(fù)函》、《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問(wèn)題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的寫法，如《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)xx市節(jié)約能源中心編制的函》。

　　（2）函的發(fā)文字號(hào)

　　公函要有正規(guī)的發(fā)文字號(hào)，寫法與一般公文相同，由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成。大機(jī)關(guān)的函，可以在發(fā)文字號(hào)中顯示“函”字。如《國(guó)務(wù)院公報(bào)》20xx年第10號(hào)同時(shí)發(fā)表了國(guó)務(wù)院辦公廳以“國(guó)辦函〔xxx〕xx號(hào)”為發(fā)文字號(hào)的七篇復(fù)函。

　　（3）函的主送機(jī)關(guān)

　　函的行文對(duì)象一般情況下是明確、單一的，所以多數(shù)函的主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)。但有時(shí)內(nèi)容涉及部門多，也有排列多個(gè)主送機(jī)關(guān)的情況。

　　2、函的正文

　　（1）發(fā)函緣由

　　這是函的開頭部分，主要說(shuō)明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復(fù)函，則先引用對(duì)方來(lái)函的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，說(shuō)明緣由。這部分結(jié)束時(shí)，常用一些習(xí)用的套語(yǔ)轉(zhuǎn)入下一部分，如“現(xiàn)將有關(guān)情況說(shuō)明如下”、“現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下”等。

　　（2）事項(xiàng)

　　這是函的主體部分，有關(guān)某項(xiàng)工作展開商洽、有關(guān)某一事件提出詢問(wèn)或作出答復(fù)、有關(guān)事項(xiàng)提請(qǐng)批準(zhǔn)等內(nèi)容，都在這部分予以表達(dá)。

　　（3）希望請(qǐng)求

　　這是結(jié)尾部分，向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ�或�?qǐng)求。或希望對(duì)方給予支持和幫助，或希望對(duì)方給予合作，或請(qǐng)求對(duì)方提供情況，或請(qǐng)求對(duì)方給予批準(zhǔn)等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等慣用結(jié)語(yǔ)收束。

　　函的寫作要注意用語(yǔ)的分寸，因是平行文，語(yǔ)言要平和禮貌，但要避免阿諛?lè)暧�。還要注意針對(duì)性和時(shí)效性。

　　三、商務(wù)函件范文

xx公司：

　　貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來(lái)函知悉，特函告如下：

　　一、綜合險(xiǎn)。在沒(méi)有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn)，我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。

　　二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn)，需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%，損失只賠超過(guò)5%的部分。

　　三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保，我方當(dāng)照此辦理。

　　我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求，并等候貴方的答復(fù)。

　　xx公司

　　20xx年xx月xx日

　　函件格式

　　函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

　　1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。

　　（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

　　1、開頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

　　（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ�。或�?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

　　（四）結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢（商）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

　　署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。

　　撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題

　　函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

　　公文函的分類

　　公文函可以從不同角度分類：

　　（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

　　（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

　　（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

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