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商務函件的格式

時間:2025-01-03 14:04:55 毅霖 公函 我要投稿
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關于商務函件的格式范文

  函是指不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項時所使用的公文。函是一種平行文。今天,小編給大家介紹的是關于商務函件的格式范文,希望對大家有幫助。

關于商務函件的格式范文

  商務函件的格式

  一、商務函件的概念

  (1)商務函件的概念

  商務函件是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務、詢問和答復有關具體實際問題的一種公文。

  (2)商務函件的結(jié)構及寫作方法

  函件是平行文。在寫作時,一般包括四大部分:標題、行文對象、正文、落款。

  ①標題一般采用公文規(guī)范標題法,即標題由發(fā)函機關、事由、受函機關和文種組成。也有的只有事由和文種。

  ②行文對象是指公函受文者,寫在事由之下的第一行左邊,頂格,后面加冒號。

  ③正文是公函的內(nèi)容即事項,是發(fā)函者要告訴對方的具體事情,由三部分組成,即發(fā)函因由,發(fā)函事項以及結(jié)語等,事項部分基本上是敘述和說明的方法,如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來安排,不可過多。結(jié)語多使用“特此復函”。

  ④落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期。

  二、函件的寫作格式

  1、函的標題、字號和主送機關

  (1)函的標題

  作為正式公文的函,其標題和一般公文的寫法一樣,由發(fā)文機關名稱、主要內(nèi)容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的復函》、《國務院辦公廳關于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機關名稱的寫法,如《關于請求批準xx市節(jié)約能源中心編制的函》。

  (2)函的發(fā)文字號

  公函要有正規(guī)的發(fā)文字號,寫法與一般公文相同,由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函,可以在發(fā)文字號中顯示“函”字。如《國務院公報》20xx年第10號同時發(fā)表了國務院辦公廳以“國辦函〔xxx〕xx號”為發(fā)文字號的七篇復函。

  (3)函的主送機關

  函的行文對象一般情況下是明確、單一的,所以多數(shù)函的主送機關只有一個。但有時內(nèi)容涉及部門多,也有排列多個主送機關的情況。

  2、函的正文

  (1)發(fā)函緣由

  這是函的開頭部分,主要說明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復函,則先引用對方來函的標題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),說明緣由。這部分結(jié)束時,常用一些習用的套語轉(zhuǎn)入下一部分,如“現(xiàn)將有關情況說明如下”、“現(xiàn)就有關問題函復如下”等。

  (2)事項

  這是函的主體部分,有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答復、有關事項提請批準等內(nèi)容,都在這部分予以表達。

  (3)希望請求

  這是結(jié)尾部分,向?qū)Ψ教岢鱿M蛘埱蟆;蛳M麑Ψ浇o予支持和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批準等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等慣用結(jié)語收束。

  函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。

  三、商務函件范文

xx公司:

  貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉,特函告如下:

  一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險,我方可以稍高的保費代保此險。

  二、破碎險。破碎險是一種特別保險,需收取額外保費。該險現(xiàn)行保險費率為2%,損失只賠超過5%的部分。

  三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當照此辦理。

  我方希望上述答復將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復。

  xx公司

  20xx年xx月xx日

  函件格式

  函的結(jié)構、內(nèi)容和寫法

  由于函的類別較多,從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構、內(nèi)容和寫法。

  公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:

  (一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內(nèi)容。

  1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

  2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。

  (二)正文。其結(jié)構一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

  1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關事項函復如下:”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的緣由部分,一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。

  2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答復問題,還是向有關主管部門請求批準事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函,還要注意答復事項的針對性和明確性。

  (三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M;蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批準等。

  (四)結(jié)語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項,選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結(jié)束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

  (五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

  署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

  撰寫函件應注意的問題

  函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函,則要注意行文的針對性,答復的明確性。

  其次,函也有時效性的問題,特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣,及時處理函件,以保證公務等活動的正常進行。

  公文函的分類

  公文函可以從不同角度分類:

  (一)按性質(zhì)分,可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發(fā)文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

  (二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

  (三)另外,從內(nèi)容和用途上,還可以分為商洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答復事宜函,轉(zhuǎn)辦函,催辦函,報送材料函等等。

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