傳真書信來往和簽訂合同制度簡介

　　1．傳真

　　（1）接傳真后了解其內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯導(dǎo)，請求處理的具體方式；

　　（2）回復(fù)傳真時，要注意檢查電文，特別是報價傳真，一定要審核價格是否準(zhǔn)確，以防止出現(xiàn)錯漏。

　　（3）回復(fù)傳真后，凡要求訂房并需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，要復(fù)印一份交預(yù)訂部訂房后存檔。

　　2、書信

　　（1）接到書信后，要了解其內(nèi)容，針對具體的情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報；

　　（2）復(fù)信寫好后，要認(rèn)真檢查交領(lǐng)導(dǎo)審閱，上級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后蓋上本部門的印章，復(fù)印一份留檔，把原稿寄出。

　　3、合同

　　（1）制訂合同前，先要了解該年度的團體房價、餐價，司防房價、餐價及散客價、回扣率；

　　（2）做好合同后，先呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，批復(fù)后送打字室打印。

　　（3）合同取回后，要認(rèn)真審核，確保準(zhǔn)確無誤后，蓋上本部印章，呈領(lǐng)導(dǎo)簽署；簽好后復(fù)印一份存檔，把簽好的合同寄發(fā)（或讓對方旅行社到酒店簽署）；

　　（4）收到簽復(fù)合同后，在登記冊上分類登記，復(fù)印一式三份，交預(yù)訂部門一份，財務(wù)部門兩份。

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