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什么是業(yè)務會談紀要
業(yè)務會談紀要是記載談判的指導思想，談判目的、談判主要議程、談判內(nèi)容和結果的書面記錄性文件。
業(yè)務會談紀要是在談判記錄的基礎上整理而成的，集中反映了談判的基本精神和議題、結果，是下一步簽訂協(xié)議或合同的依據(jù)。有些談判紀要經(jīng)過會談雙方簽字確認后，還可以作為意向書出現(xiàn)，從而起法律依據(jù)的參考作用。
業(yè)務會談紀要的作用
（1）是與會代表向領導匯報工作的依據(jù)，會談結束后，與會代表均要向領導匯報會談的情況和會談的結果，此時的會談紀要便是匯報的依據(jù)。
（2）是作為下一次簽訂合同或協(xié)議的依據(jù)。有些合同或協(xié)議的簽訂，是要經(jīng)過多次的雙方會談，反復的磋商才能正式簽訂的。因此多次會談后的紀要，就成了下一次簽訂正式合同或協(xié)議書的重要依據(jù)。
（3）對雙方具有約束力。會談紀要經(jīng)雙方簽字確認后，對雙方都有一定的約束力，但不如合同那樣具有法律效力。不如合同那樣具有法律效力。
業(yè)務會談紀要的寫作格式
業(yè)務會談紀要的寫作格式由標題、正文、結尾三部分組成。
（一）標題
業(yè)務會談紀要的標題經(jīng)常用一個偏正關系的短語來表示，為了寫得明確，常常用“會談紀要”前冠之以某項會談的名稱，一般用“關于……的會談紀要”的句式。如“關于補償貿(mào)易的會談紀要”、“關于改換裝運口岸的會談紀要”。標題下方寫上會談日期。
（二）正文
正文分前言和主體兩方面。
（1）前言：寫明會談雙方的全稱及簡稱（為了行文方便，可在全稱后面加上括號，注明“甲方”“乙方”），寫明會談時間、會談地點、與會人員及會談的事項內(nèi)容。如：“中國xx公司（以下簡稱甲方）與xxx國xxx公司（以下簡稱乙方）就xx問題于xxxx年xx月x日在xx（地方）進行友好會談，現(xiàn)將會談達成的一致意見，紀要如下：
（2）主體：這是會談紀要的主要內(nèi)容。應分條列明雙方會談協(xié)定的具體事項。如果是逐筆售定的貿(mào)易方式，會談紀要則按交易的品名及規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、付款條件等分條列明。如果是其他貿(mào)易方式，則按會談內(nèi)容分項列明。
（三）結尾
在正文下方寫上甲乙雙方單位的全稱，代表簽字蓋章。
業(yè)務會談紀要的注意事項
（一）必須忠實于會談記錄
會談紀要是在會談記錄的基礎上，根據(jù)會談議程、會談的內(nèi)容和結果進行整理而形成的紀要。因此在整理會談紀要時，必須忠實于會談記錄，尤其是對會談中談及的貿(mào)易做法、堅守原則、事項內(nèi)容、具體步驟等需要雙方共同遵守實行的內(nèi)容，必須用準確的文字客觀地表述出來，不能隨意加上撰寫者的主觀意愿或要求。
（二）分條列明，突出重點
整理進出口業(yè)務會談紀要時，不必按發(fā)言人的先后順序來整理，而是按照會談的內(nèi)容分項進行整理。為了突出重點，對于逐筆售定的貿(mào)易方式，會談可按照商品的品名及規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、支付方式等形式分條列明。如果是其他貿(mào)易方式，則按會談內(nèi)容分項列明。
（三）語言簡潔明確會談過后進行紀要，其目的是要在繁雜的會談內(nèi)容中整理出主要的或重要的事項內(nèi)容，
以便今后工作的檢查或為簽訂合同做準備。因此在整理紀要時，語言力求簡潔，同時會談紀要經(jīng)過簽字后，對雙方都有一定的約束力。因此語言的表達也必須明確，不可有任何歧義。
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