標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議通知的寫法

時(shí)間：2024-07-08 02:28:40 會(huì)議通知我要投稿

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標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議通知的寫法

　　會(huì)議的具體目的是：

　　(1)信息的傳達(dá);

　　(2)信息的交換;

　　(3)相互啟發(fā);

　　(4)作出決定;

　　(5)收集創(chuàng)意。

　　根據(jù)會(huì)議的目的，可以分為以下形式的會(huì)議：

　　(1)說明會(huì)議;

　　(2)研究會(huì)議;

　　(3)解決問題會(huì)議;

　　(4)學(xué)習(xí)會(huì)議;

　　(5)創(chuàng)意收集會(huì)議

　　舉行會(huì)議的決定：

　　會(huì)議是為了單位或組織經(jīng)營管理的需要而召開，所以必須根據(jù)這一目的來判斷有無召開的必要。計(jì)劃及召開會(huì)議，評估成果，是上級的工作;遵照上級指示，準(zhǔn)備會(huì)議或參加會(huì)議，是下屬的工作。會(huì)議的準(zhǔn)備工作的周全與否，對會(huì)議的成果有極大的影響。

　　參加會(huì)議的人選：

　　會(huì)議的目的和議題決定之后，需要決定參與會(huì)議的人選。如果是例行會(huì)議，人員和開會(huì)日期都已固定，不會(huì)過于操心。但是，為了特定的問題而召開的會(huì)議，如果人選有誤，會(huì)議的成果必然不會(huì)樂觀，所以需要謹(jǐn)慎行事。

　　會(huì)議召開者需事先調(diào)查預(yù)定參加者在時(shí)間上是否方便，并收集會(huì)議必要的各種信息，從無法出席會(huì)議的有關(guān)人員處獲取必要的意見、答復(fù)或文件。

　　會(huì)議日期、時(shí)間的決定：

　　會(huì)議的日期和時(shí)間要考慮議題的緊急程度及預(yù)定出席者是否方便。如果是緊急召開的會(huì)議，時(shí)機(jī)就十分重要。有時(shí)重要人員沒有出席，會(huì)議就等于沒開一樣，結(jié)果當(dāng)然不好。緊急會(huì)議應(yīng)與特別忙碌及重要的人員聯(lián)系，請他們及早計(jì)劃參加。

　　會(huì)議場所的選擇：

　　根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及人數(shù)作決定，通常需要注意一下幾點(diǎn)：

　　(1)避免噪音嚴(yán)重的場所;

　　(2)空間大小要合適;

　　(3)預(yù)定開會(huì)所需要的時(shí)間，確定其他人使用會(huì)議場所的時(shí)間，并作寬裕的時(shí)間準(zhǔn)備;

　　(4)其他。光照，桌椅，投影儀等

　　如果有欠缺的物品，會(huì)議前必須準(zhǔn)備或會(huì)議當(dāng)天攜帶。

　　會(huì)議議程表的制作：

　　會(huì)議議程表的制作對會(huì)議的順利進(jìn)行關(guān)系重大。由上級預(yù)定議事程序和執(zhí)行方法，以及時(shí)間分配等，下屬配合議程，詳細(xì)檢查接待方式，會(huì)議中的接待、會(huì)議的記錄、會(huì)議后的收拾整理等在準(zhǔn)備方面有無疏漏之處。

　　會(huì)議通知的寫法和傳達(dá)方法：

　　召開會(huì)議的要點(diǎn)決定后，就需要通知全體會(huì)議對象。內(nèi)部會(huì)議一般應(yīng)在五天到一周以前通知;外部的人員也參加的會(huì)議，至少要在一周或十天前發(fā)出邀請通知。如果是緊急會(huì)議，或者在召開之前時(shí)間有限，可暫時(shí)用口頭或電話通知，但即使如此，也要通過短息等發(fā)出正式書面通知，以防有人聽錯(cuò)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，耽誤大事。

　　在寫通知時(shí)，一定要有：

　　(1)會(huì)議的名稱;

　　(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱;

　　(3)日期、時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)間);

　　(4)地點(diǎn)(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);

　　(5)議題(或議事內(nèi)容)

　　(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等

　　(7)開會(huì)所在地，建筑物的名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)附地圖)

　　(8)其他：注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、是否有停車場，或當(dāng)天需要準(zhǔn)備的資料，都要詳細(xì)說明。

　　對外部參會(huì)人員，要隨函附上回執(zhí)，并明示期限，讓對方能在期限以前回函通知是否參加。若逾期對方仍沒有來信息告知是否參加，必須立即用電話聯(lián)系。

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